Einsatzbereiche im Unterricht
Im Unterrichtsalltag wird WebUntis typischerweise in drei Situationen genutzt: vor dem Unterricht (Planung und Überblick), währenddessen (Anwesenheit/Einträge) und danach (Auswertung/Kommunikation). WebUntis ist dabei so gedacht, dass du sowohl am Schul-PC als auch mobil über die Untis‑Mobile‑App arbeiten kannst – abhängig von Rechten und aktivierten Modulen.
Praktisch relevant ist das vor allem bei wechselnden Wochenplänen, Vertretungen und Raumänderungen: Änderungen werden zentral gepflegt und sind für die Beteiligten schnell sichtbar (Browser und App). Gerade in Vertretungssituationen kann es didaktisch helfen, dass dokumentierte Inhalte (z. B. Lehrstoff der letzten Stunde) schneller auffindbar sind – sofern deine Schule das Klassenbuch-Modul konsequent nutzt.
Auch außerhalb des Unterrichts spielt WebUntis eine Rolle: Elternsprechtage/Sprechstunden können über das Modul „Sprechtag“ mit Online-Buchung organisiert werden. Dadurch sinkt der Koordinationsaufwand und Wartezeiten werden reduziert, weil Termine fest vergeben sind.
Funktionen & Anwendung
WebUntis ist modular aufgebaut: Ein Grundpaket bildet die Basis, weitere Funktionen kommen über Module hinzu (z. B. Termin, Online‑Vertretungsplanung, digitales Klassenbuch, Sprechtag, Student, Schuljahreskalender, Noten). Welche Funktionen du tatsächlich siehst, hängt stark von der Konfiguration deiner Schule (Rechte/Rollen, aktivierte Module, Prozesse) ab.
Im Unterricht sind aus Lehrkraft-Perspektive vor allem diese Funktionsbereiche relevant:
Digitales Klassenbuch (Unterrichtsdokumentation)
Das Modul „Digitales Klassenbuch“ deckt klassische Klassenbuchfunktionen ab und erweitert sie: Anwesenheit/Fehlzeiten per Schülerliste, Einträge zu Lehrstoff und Hausaufgaben sowie Auswertungen/Berichte (z. B. zur Vorbereitung auf Elternsprechtage). Sekretariat und Lehrkräfte können (je nach Prozess) parallel mit Abwesenheiten arbeiten, damit Listen aktuell bleiben. Auf Mobilgeräten sind zentrale Klassenbuchfunktionen ebenfalls vorgesehen (Fehlzeiten, Lehrstoff, Hausaufgaben, Klassenbucheinträge), inklusive Offline‑Modus zur Überbrückung schlechter Netze (je nach App/Schuleinstellung).
Stundenplan, Vertretungen und Push-Informationen
WebUntis kann den tagesaktuellen Stunden- und Vertretungsplan bereitstellen. Für Schulen mit Online‑Vertretungsplanung wird beschrieben, dass Lehrkräfte sich (je nach Einstellung) über die App krankmelden können und Vertretungen per Push kommuniziert werden können. Für Integrationen und Single‑Sign‑On unterstützt Untis laut Produktinfos u. a. SAML, LDAP, Microsoft 365 und OpenID Connect.
WebUntis Mitteilungen (Elternkommunikation & interne Infos)
Mit „WebUntis Mitteilungen“ kannst du Nachrichten mit Anhängen (Bilder/Dokumente) an definierte Empfängergruppen senden – inklusive Push-Benachrichtigungen und Lesebestätigung. Mitteilungen sind laut Hilfe-Center standardmäßig im Grundpaket enthalten und werden „automatisch nach einem Jahr gelöscht“. Wichtig im Alltag: Es gibt Filter/Listen (z. B. nach Klassen, Rollen, Benutzergruppen), Anhänge sind begrenzt (max. 7 MB pro Datei, max. 5 Anhänge pro Nachricht), und Lesebestätigungen sind explizit für „wirklich gelesen?“ gedacht.
Online-Sprechtage/Sprechstunden (Modul Sprechtag)
Eltern können Termine online buchen, Lehrkräfte können Sperrzeiten hinterlegen. Ziel ist: klare Terminfenster statt Warteschlangen.
Noten und Textbeurteilungen (Modul Noten)
Das Noten-Modul beschreibt eine flexible Strukturierung und Darstellung von Noten und betont auch Textformate (Textbausteine) für Beurteilungen. Es ist in WebUntis integriert und übernimmt z. B. Unterrichte aus WebUntis in die Notenverwaltung.
Schuljahreskalender (Termine zielgruppengenau)
Der Schuljahreskalender ist auf WebUntis zugeschnitten und soll Termine zielgruppengenau darstellen (z. B. für Lehrkräfte, Lernende, Erziehungsberechtigte). Rollen werden laut Anbieter aus WebUntis übernommen, was Administration erleichtern soll.
WebUntis Plattform (Integrationen & „Hub“-Idee)
Die Plattform-Funktion ist dafür gedacht, Drittanwendungen in WebUntis zu integrieren, sodass Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen und Zugänge zentral verwaltet werden (SSO + Datenaustausch + UI‑Einbindung – je nach Integration). Für die Praxis heißt das: WebUntis kann neben dem „Kern“ auch als „Einstiegspunkt“ für weitere Schulsoftware genutzt werden, wenn deine Schule das so aufbaut.
Messenger-Integration statt eigener Messenger-App
Untis bewirbt inzwischen explizit Messenger‑Integrationen von Drittanbietern (u. a. eAssistent, IServ, SchoolFox, Sdui) über die WebUntis Plattform. Als Kontext: Laut CHIP gibt es die App „Untis Messenger“ nicht mehr; stattdessen können externe Messenger integriert werden.
Didaktischer Mehrwert
WebUntis ist kein „Didaktik‑Tool“ im Sinne von interaktiven Lerninhalten, sondern ein Organisations- und Dokumentationssystem. Der didaktische Mehrwert entsteht indirekt: Wenn organisatorische Reibung sinkt, bleibt mehr Unterrichtszeit und mehr mentale Kapazität für Unterrichtsqualität.
Konkret kann das helfen bei:
Erstens: Kontinuität im Unterricht. Wenn Lehrstoff/Hausaufgaben und relevante Klassenbucheinträge sauber dokumentiert sind, können Vertretungen schneller anschließen oder Unterrichtseinheiten konsistenter weiterführen. Untis hebt genau diesen Nutzen in der Kommunikation zum digitalen Klassenbuch hervor (Vertretungen sehen Inhalte und können fortführen).
Zweitens: Gesprächsvorbereitung und Transparenz. Auswertungen (z. B. Fehlzeiten, Einträge, Noten) sollen gezielt abrufbar sein – insbesondere für Elterngespräche/Elternsprechtage.
Drittens: Schülerinnen/Schüler und Eltern „auf dem gleichen Stand“. Stundenplanänderungen, Prüfungs- und Hausaufgabenübersichten und Mitteilungen können (je nach Freigabe) schneller und verlässlicher ankommen – inklusive Push-Benachrichtigungen und Lesebestätigung.
Didaktisch kritisch wird es, wenn Dokumentation zur reinen Kontrollroutine wird oder wenn Regeln unklar sind (wer trägt was ein, wie schnell, wie verbindlich?). Praxisberichte anderer Schulen zeigen: Wenn Kolleginnen/Kollegen Einträge vergessen oder das System als „zu unübersichtlich“ wahrgenommen wird, kippt der Nutzen schnell.
Datenschutz & Sicherheit
Für Schulen ist WebUntis datenschutzrechtlich relevant, weil personenbezogene Daten von Lehrkräften, Lernenden und Erziehungsberechtigten verarbeitet werden (z. B. Abwesenheiten/Fehlzeiten, Stundenplandaten, Mitteilungen, je nach Modul auch Noten oder Krankmeldungen). Untis beschreibt, dass WebUntis/Untis Mobile im Schulkontext als Auftragsverarbeiter eingesetzt werden und die verantwortliche Stelle die Schule bzw. der Schulträger ist.
Auftragsverarbeitung (AVV) und regionale Partner
Untis stellt einen AVV bereit und weist ausdrücklich darauf hin, dass für die Bereitstellung von WebUntis/Untis Mobile sowie Wartung/Support ein Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Schule/Schulträger und Untis nötig ist. Zusätzlich kann – je nach Vertragsbeziehung – ein weiterer AVV mit dem regionalen Partner erforderlich sein (z. B. PEDAV - Das Softwarehaus für Schulen GmbH & Co. KG oder Dialog Computer Systeme GmbH).
Für den deutschen Markt sind zudem diese Anbieter-Updates relevant:
- LANDER Software ist laut Untis seit dem 01.06.2024 Teil der Untis‑Gruppe; Vertragspartnerin wird künftig die Untis GmbH, der Standort bleibt in der Praxis „wie gehabt“.
- Untis nennt außerdem, dass Untis Baden-Württemberg GmbH seit dem 01.11.2025 Teil der Untis GmbH ist und als „Untis GmbH – Team Baden-Württemberg“ weiter tätig bleibt.
Serverstandorte, ISO-Zertifizierung und Sicherheitsmaßnahmen
Untis beschreibt „stabile Serverstandorte in der Europäischen Union“ und konkret Hochleistungsserver in Austria und Deutschland. Zur Informationssicherheit verweist Untis auf eine durchgehende ISO‑27001‑Zertifizierung seit 2016 und stellt ein aktuelles Zertifikat bereit: Das ISO/IEC‑27001:2022‑Zertifikat (ausgestellt durch LRQA Limited) ist datiert auf 10.01.2026 und gültig bis 09.01.2029.
Produkt-Datenschutzerklärung: Logs, Rechenzentrum, Dienstleister
Laut Untis werden für den Betrieb der Systeme technische Nutzungsdaten verarbeitet (z. B. Benutzername/ID, Zeitpunkt/URL, Einrichtung, IP-Adresse, Browser/OS, requestId/traceId). Diese Betriebsdaten sollen nach einer Woche gelöscht werden; die Übermittlung erfolgt per TLS. Für die IT‑Infrastruktur nennt Untis (für WebUntis/Untis Mobile/vUntis) einen Rechenzentrumsdienstleister in Vienna: next layer Telekommunikationsdienstleistungs- und Beratungs GmbH.
Für „Neuigkeiten und Feedback zu WebUntis Funktionalitäten“ wird als Dienstleister Sleekplan GmbH genannt.
Mitteilungen: Datenminimierung & Löschfristen
WebUntis Mitteilungen sind laut Hilfe-Center speziell auf Eltern-/Schulkommunikation ausgerichtet und werden „automatisch nach einem Jahr gelöscht“. Außerdem sind Anhänge begrenzt (7 MB je Datei; max. 5 Anhänge). Für dich als Lehrkraft bedeutet das: Mitteilungen eignen sich gut für Elternbriefe/Infos mit Lesebestätigung – aber nicht als dauerhaftes Archiv. Wenn du langfristige Dokumentation brauchst, sollte deine Schule dafür klare Ablagen/Prozesse (z. B. Schulserver/Archivsystem) definieren.
App-Komponenten (Firebase) und externe Kritik
Untis benennt in der Produkt-Datenschutzerklärung, dass Untis Mobile Dienste von Firebase (Google) nutzt, u. a. für Push‑Nachrichten (Firebase Cloud Messaging), Absturzberichte (Crashlytics) und Remote‑Konfiguration. Ein externer Fachblog aus dem Umfeld „Linux in der Schule“ verweist auf Analysen, die diese Google‑Komponenten/Tracker kritisch diskutieren. Praktischer Hinweis: Wenn an deiner Schule App‑Nutzung verpflichtend oder „faktisch notwendig“ wird, sollte die Schulleitung/der Schulträger das eingesetzte Setup (inkl. Push‑Dienste) sauber dokumentieren, Datenschutzfolgenabschätzung/Prüfprozesse (falls gefordert) durchführen und Alternativen/Workarounds (z. B. Browser-Nutzung) transparent kommunizieren.
Integrationen & VIDIS
Wenn deine Schule Integrationen über die WebUntis Plattform aktiviert, weist Untis ausdrücklich darauf hin, dass dadurch personenbezogene Daten an den Integrationspartner übermittelt werden können. Es braucht dann entweder einen eigenen AVV mit dem Integrationspartner oder Untis führt den Partner als Sub‑Auftragsverarbeiter (dann „für Sie nichts weiter zu tun“). Untis nennt Beispiele für Integrationen, die (laut Stand dieser Info) als Sub‑Auftragsverarbeiter geführt werden: Untis Development (Schuljahreskalender/Noten), eAssistent/IServ/Sdui (Messenger), Klassengeld, Teachino. Bei Nutzung von VIDIS weist Untis außerdem darauf hin, dass aktivierte Drittanwendungen ggf. nicht Teil des VIDIS‑Prüfprozesses waren.
SSO-Umstellung als Praxisfaktor
Für Schulen mit SSO (OIDC/O365/SAML) gab es laut Help‑Center eine technische Umstellung auf zentrale SSO‑Domains; nach dem Stichtag 01.07.2025 sollten ausschließlich neue Domains funktionieren. Auch wenn das Datum in der Vergangenheit liegt, ist es für dich relevant, falls Anmeldungen „plötzlich“ scheitern: Dann ist es ein IT‑Thema (Allow‑Listing/Redirects), kein Bedienfehler.
Kosten & Lizenzmodelle
WebUntis wird im Schulkontext typischerweise nicht als Einzellizenz pro Lehrkraft gekauft, sondern als schulische Lösung über Schulträger/Schule – inklusive Festlegung, welche Module wirklich gebraucht werden. Untis selbst führt für Interessenten Angebots- und Testprozesse mit Modulwahl (Grundpaket + Module) und Daten wie Schulart sowie Schülerzahl.
Grundpaket und Module
Untis listet WebUntis explizit als Basissoftware, die durch Module erweitert wird (u. a. Termin, Online‑Stundenplanung, Online‑Vertretungsplanung, digitales Klassenbuch, Sprechtag).
Die Untis‑Mobile‑App ist laut Anbieter in den App‑Stores kostenlos verfügbar; um sie zu nutzen, muss aber das WebUntis‑Grundpaket von der Schule gebucht sein (und in Angebotsformularen wird das Grundpaket „inkl. Untis Mobile“ geführt).
Kostenlogik im deutschen Markt: Angebot statt Preisliste
Für Deutschland kommuniziert Untis an mehreren Stellen, dass du einen Testzugang anfordern kannst und dass Preise/Preisinformationen per Angebot kommen (erste Preisinformation per E‑Mail). Dazu passt auch die regionale Vertriebsstruktur: Untis arbeitet mit Standorten/Partnern in Deutschland (z. B. PEDAV für NRW/Hessen; Untis Niedersachsen GmbH für mehrere norddeutsche Bundesländer; Teams/Standorte für weitere Regionen).
Was du realistisch einplanen solltest
Neben der Lizenz/den Modulgebühren entstehen in der Praxis oft Einführungsaufwände: Rechtekonzept, Datenimport, Prozessabsprachen (Sekretariat ↔ Lehrkräfte ↔ Klassenleitungen), Schulung und Support. Untis verweist auf Onboarding durch regionale Standorte und auf Schulungen/Webinare.
Konkrete Kostensignale dazu:
- Beratungsgespräche an der Schule sind laut Untis mit 120 €/h berechnet (Fahrt ggf. zusätzlich).
- Schulungen sind kostenpflichtig und werden regional angeboten; als Beispiel nennt PEDAV ein WebUntis‑Admin‑Seminar mit Ticketpreis 414,12 € (Stand der Veranstaltungseintragung).
Richtwerte zu Lizenzbeträgen (nur Orientierung, da alt & regional gebunden)
Wenn du intern eine grobe Hausnummer brauchst, existieren öffentlich zugängliche, aber ältere Preislisten einzelner Partner. Beispiel: Eine Liste (Stand 01.01.2019) führt Netto‑Beträge für Grundpaket/Hosting sowie Module nach Schülerzahl aus (bis 2.000). Wichtig: Diese Werte sind nicht automatisch „deutschlandweit gültig“ und können heute abweichen (Preisänderungsvorbehalt ist explizit genannt).
Erfahrungen & Bewertungen
Update-Frequenz und Produktpflege
WebUntis wird sichtbar aktiv weiterentwickelt: Im Help‑Center sind Release Notes mit konkreten Versionen dokumentiert; z. B. nennt Untis für WU2026.10.0 (01.04.2026) u. a. API‑Erweiterungen, Performance-Verbesserungen und das Schließen einer Sicherheitslücke.
Stabilität im Schulalltag
Untis adressiert Ausfälle/Erreichbarkeitsprobleme u. a. mit einem eigenen Beitrag zu DDoS‑Attacken: Gerade zu Schuljahresbeginn/-ende könne es zu Angriffen kommen; es gebe Monitoring und DDoS‑Schutz, und der Serverstatus sei online einsehbar. In den WebUntis Release Notes wurde zudem dokumentiert, dass bestimmte Kalender-Integrationen zeitweise zentral deaktiviert wurden, nachdem es zu Störungen kam.
Nutzerfeedback: Stärken und typische Kritikpunkte
Aus Lehrkraft-Perspektive berichten Praxisblogs und Foren wiederkehrend zwei Seiten:
Positiv: großer Funktionsumfang, zentrale Organisation und Zeitersparnis – vor allem, wenn Stundenplan/Vertretung/Kommunikation und Klassenbuch zusammenlaufen. Ein Lehrerblog (Testbericht 2026) ordnet WebUntis als funktional sehr umfangreich ein.
Kritisch: Komplexität/„Überladenheit“, sowie Akzeptanzprobleme, wenn im Kollegium nicht alle konsequent dokumentieren. Der gleiche Blog nennt auch Beispiele, in denen ein digitales Klassenbuch nach einem Jahr wieder abgeschafft wurde (u. a. wegen Unübersichtlichkeit, vergessenen Einträgen, Abstürzen).
In deutschsprachigen Lehrkräfte-Foren wird außerdem diskutiert, dass Schulungen zwar sinnvoll sein können, aber als Kostenfaktor eingeplant werden müssen – insbesondere, wenn die Administration auf wenige Schultern fällt.
App-Bewertung als Indikator für den mobilen Alltag
Da viele Lehrkräfte WebUntis über Untis Mobile nutzen, sind App‑Store‑Signale relevant: Im Google Play Store wird Untis Mobile (Stand der abrufbaren Store‑Angaben) mit 3,9 Sternen bei rund 96.000 Rezensionen und 5 Mio.+ Downloads geführt. Einzelne Rezensionen kritisieren Bedienlogik und sprechen von „häufigem Serverausfall“ – das ist nicht repräsentativ, zeigt aber typische Schmerzpunkte, die im Kollegium schnell zu Ablehnung führen können, wenn das Tool verpflichtend wird.
