Einsatzbereiche im Unterricht
Angeboten wird die Schulapp von der Stay Informed GmbH. Der Anbieter positioniert das Produkt im Schulbereich vor allem für Grundschulen, Horte und Träger. Im webbasierten Verwaltungsportal arbeiten Leitungen, pädagogische Fachkräfte und Träger; die mobile App richtet sich an Eltern und Teammitglieder. Seit dem 10. Februar 2026 gehört der Anbieter zur Little Bird Group, die ihre Lösungen für frühe Bildung gemeinsam weiterentwickeln will.
Für den Unterrichtsalltag ist Stay Informed vor allem dort stark, wo viel Abstimmung mit Eltern und Betreuung nötig ist: Elternbriefe, Rückmeldungen zu Ausflügen, Krankmeldungen, Abholregeln, Termine, Ganztag und kurzfristige Informationen. Der didaktische Mehrwert ist deshalb eher organisatorisch als fachlich: weniger Zettel, weniger Telefonate, schnellere Rückmeldungen und eine bessere Erreichbarkeit von Familien. Besonders hilfreich ist, dass Eltern auch ohne Smartphone über eine Web-App eingebunden werden können und dass Übersetzungsfunktionen Sprachbarrieren abfedern. Öffentlich beschrieben wird die Lösung nicht als Lernplattform für Aufgaben, Noten oder digitale Lehrwerksarbeit, sondern klar als Kommunikations- und Organisationswerkzeug rund um den Schulalltag.
Funktionen & Anwendung
Die Anwendung besteht aus zwei Ebenen: einem webbasierten Verwaltungsportal und einer App beziehungsweise Browseranwendung für Eltern und Teammitglieder. Im Verwaltungsportal lassen sich Nutzer verwalten, Nachrichten verschicken, Termine organisieren und organisatorische Abläufe zentral steuern. Das Portal ist ohne Installation auf jedem Endgerät nutzbar; durch Rollen- und Rechtevergabe sieht jede Person nur die Funktionen, die sie tatsächlich braucht.
Im Basis-Paket stecken die Grundlagen: unbegrenzt viele Nachrichtenempfänger, Versand per Mobile-App und Web-App, Textformatierung, Kalenderfunktion und eine Menüführung in mehr als 15 Sprachen. Premium Plus geht deutlich weiter und ist für Schulen in der Praxis meist die interessantere Variante: wichtige Nachrichten lassen sich hervorheben, ein datenschutzkonformer Messenger kann genutzt werden, Dateien und mehrere PDFs können verschickt werden, Vorlagen lassen sich speichern, automatische Löschfristen sind einstellbar und gelöschte Nachrichten lassen sich innerhalb von 28 Tagen wiederherstellen. Hinzu kommen Übersetzungen von Nachrichten- und Termininhalten in mehr als 25 Sprachen, Rückmeldungen mit Erinnerungsfunktion, eine digitale Pinnwand, Abwesenheitsverwaltung, digitale Hinterlegung von Abhol- und Notfallkontakten, minutengenaue Kinderanwesenheit und – falls relevant – die Mittagessenverwaltung.
Für Schulen mit Ganztag oder enger Verzahnung mit Hort und Betreuung ist besonders interessant, dass Stay Informed Check-in/Check-out und Teamplanung unterstützt. Das Zusatzmodul Teamplanung deckt Dienstpläne, Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung ab. Arbeits- und Pausenzeiten können in App und Web erfasst werden, Überstunden werden automatisch berechnet, Änderungsanträge der Mitarbeitenden sind möglich und für Leitungen gibt es Exporte. Dazu kommt: Der Anbieter veröffentlicht offen Neuerungen, bietet Beta-Tests für Kunden an und die Android-App wurde zuletzt am 12. März 2026 aktualisiert. Das spricht für eine aktiv gepflegte Lösung.
Datenschutz
Beim Datenschutz ist positiv, dass der Anbieter die Rollen sauber benennt: Deine Schule beziehungsweise dein Träger ist datenschutzrechtlich verantwortlich, der Anbieter arbeitet als Auftragsverarbeiter. Laut Produkt-Datenschutzerklärung gibt es dafür eine AVV beziehungsweise entsprechende Standardvertragsklauseln. Als Hosting-Partner nennt der Anbieter die Hetzner Online GmbH; gespeichert wird in Deutschland in einem ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentrum. Datenübertragung läuft verschlüsselt über HTTPS/TLS, Passwörter werden gehasht, und laut Anbieter hat der Support nur auf ausdrückliche Kundenanweisung Zugriff. Praktisch im Schulalltag: Für die Nutzung sind keine Telefonnummern und kein Adressbuchzugriff nötig, sondern nur eine E-Mail-Adresse zur Anmeldung.
Ebenfalls positiv: Die aktuelle Datenschutzerklärung der Lösung trägt den Stand März 2026. Der Anbieter nennt einen externen Datenschutzbeauftragten, ein internes Datenschutz-Team und einen externen IT-Sicherheitsberater, der die Lösung regelmäßig per Pentest nach BSI- und OWASP-Standards prüft. Zusätzlich verweist die öffentliche Neuerungsseite auf eine seit November 2023 verfügbare Zwei-Faktor-Authentifizierung für das Verwaltungsportal, die für Mitarbeitende verpflichtend gemacht werden kann. Für Schulen ist das ein wichtiges Signal, weil gerade Leitungs- und Verwaltungsaccounts besonders sensibel sind.
Trotzdem gehört zum vollständigen Bild auch die Schwäche: 2024 wurde eine Datenschutzpanne öffentlich. Eine deutsche Datenschutzaufsicht schrieb, dass durch eine Fehlkonfiguration eines Servers personenbezogene Daten von Kindern und Eltern aus dem Internet abrufbar waren; betroffen waren laut Behörde Einrichtungen, die die App zwischen 2020 und 2024 genutzt hatten. Genannt wurden unter anderem versandte Dokumente, Avatarbilder, verschlüsselte Unterschriften und in bestimmten Fällen Importdaten. Ein IT-Fachmedium berichtete außerdem über öffentlich abrufbare Dateien und empfahl betroffenen Einrichtungen, ihre Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen zu prüfen. Für Schulen heißt das heute: Die dokumentierten Schutzmaßnahmen sind ordentlich, aber die Einführung sollte nur mit sauber geprüfter AVV, klaren Rollenrechten, aktivierter 2FA und einem kritischen Blick auf TOMs, Löschkonzept und Supportzugriffe erfolgen.
Kosten & Lizenzmodelle
Die Preislogik ist gut nachvollziehbar und für Schulen interessant, weil nicht pro Lehrkraft, sondern pro Einrichtung nach Kinderzahl abgerechnet wird. Das kann günstiger sein als klassische Pro-Lehrer-Lizenzen. Der Einstiegsbereich liegt bei 11 € für Basis und 13 € für Premium Plus pro Monat je Einrichtung bei 1 bis 9 Kindern. Danach steigen die Preise stufenweise: bei 10 bis 49 Kindern auf 32 € beziehungsweise 35 €, bei 100 bis 199 Kindern auf 62 € beziehungsweise 65 €, bei 300 bis 449 Kindern auf 91 € beziehungsweise 95 € und bei 600 bis 799 Kindern auf 119 € beziehungsweise 125 €. Dazu kommen jeweils 59 € einmalige Einrichtungskosten; für Einrichtungen mit 800+ Kindern nennt der Anbieter Preise auf Anfrage. Wichtig: Die Abrechnung erfolgt jährlich.
Für die Praxis bedeutet das: Das Basis-Paket reicht, wenn du vor allem Informationen und Termine digital verteilen willst. Sobald dein Kollegium Messenger, Rückmeldungen, Dateien, Vorlagen, Übersetzungen, digitale Pinnwand oder Abwesenheitsverwaltung sinnvoll nutzen will, wird Premium Plus meist realistischer. Laut Anbieter gibt es innerhalb des gewählten Pakets keine versteckten Kosten; Vertragslaufzeiten seien flexibel und könnten individuell abgestimmt werden. Für mehrere Einrichtungen bietet der Anbieter individuelle Modelle an. Das Zusatzmodul Teamplanung kostet 39 € pro Monat je Einrichtung unabhängig von der Teamgröße und kann 30 Tage kostenlos getestet werden.
Erfahrungen & Bewertungen
Die veröffentlichten Schulerfahrungen auf der Anbieterseite fallen erwartbar positiv aus, sind aber trotzdem aufschlussreich. Dort wird vor allem betont, dass Rückmeldungen von Eltern, Kalenderfunktionen und Krankmeldungen den Morgen deutlich entlasten, weil weniger Telefonate eingehen und Informationen zuverlässiger ankommen. In einer veröffentlichten Schulleitungsstimme wird die Kombination aus Verwaltungsportal und Eltern-App sogar als unverzichtbares Werkzeug für Kommunikation und Organisation beschrieben. Wiederkehrende Motive sind Zeitersparnis, weniger Papier und eine strukturiertere Elternkommunikation.
Die breitere Nutzerperspektive aus den App-Stores ist ebenfalls insgesamt positiv. Im iOS-Store liegt die App bei 4,7 von 5 Sternen auf Basis von 35.824 Bewertungen. Im Android-Store liegt sie ebenfalls bei 4,7 von 5 Sternen, dort mit rund 13.700 Rezensionen und mehr als 1 Million Downloads; die Android-App wurde am 12. März 2026 aktualisiert. Das spricht für eine breite Akzeptanz und aktive Pflege. Gleichzeitig tauchen in neueren Rezensionen auch typische Schwachstellen auf: wiederholtes Neuanmelden, einzelne Login-Probleme und der Wunsch nach klarerer Kommunikation bei Änderungen. Diese Bewertungen stammen allerdings aus der Gesamtperspektive von Eltern und anderen Nutzenden, nicht ausschließlich von Lehrkräften.
