Einsatzbereiche im Unterricht
Schulmanager Online ist eine modulare Web-Plattform, die den Schulalltag digital organisiert: Planung, Kommunikation und Dokumentation laufen (je nach gebuchten Modulen) in einem System zusammen. Der Anbieter positioniert das Tool ausdrücklich als Plattform „für die gesamte Schulfamilie“ – also Lehrkräfte, Verwaltung, Eltern und Schüler:innen.
Für dich als Lehrkraft ist Schulmanager Online vor allem dann relevant, wenn deine Schule Prozesse bündeln möchte, die sonst über Zettel, E-Mail-Verteiler, Messenger, Klassenbuch, Excel-Listen und mehrere Einzellösungen laufen. Typische Einsatzfelder sind:
- Unterrichtsdokumentation & Klassenführung: Fehlzeiten, Unterrichtsstoff, Hausaufgaben und Einträge im digitalen Klassenbuch; Wochenansicht für Transparenz bei Vertretungen.
- Kommunikation mit Eltern und Kollegium: Elternbriefe (inkl. Übersetzungsfunktion), Messenger/„Nachrichten“-Modul, Terminbuchungen für Elternsprechtage oder Sprechstunden.
- Tagesaktuelle Organisation: Stunden- und Vertretungspläne per Import oder über eigene Planungsmodule; Zugriff per Browser oder App.
- Leistungs- und Terminorganisation: Klassenarbeiten/Leistungsnachweise (mit Wochen-Limits), optional Notenmodul mit anpassbaren Bewertungslogiken.
Wichtig für die Praxis: Der Funktionsumfang hängt stark davon ab, welche Module deine Schule aktiviert und wie sie diese konfiguriert. Das gilt auch für die App – ohne schulischen Zugang kannst du dich nicht anmelden, und die sichtbaren Funktionen variieren je nach Schuleinstellungen.
Funktionen & Anwendung
Schulmanager Online besteht aus einer Reihe von Modulen (Stand Anbieter-Website: „31 Module“), aus denen deine Schule ein Paket zusammenstellt. Im Lehrkräfte-Alltag zeigt sich der Nutzen vor allem dort, wo Module ineinandergreifen – z. B. Krankmeldungen → Fehlzeitenübersicht → Klassenbuch → Berichte.
Kommunikation und Elternarbeit
Das Elternbriefe-Modul ermöglicht Versand per App/E-Mail und bietet eine Übersetzungsfunktion: Eltern können Elternbriefe in 23 Sprachen übersetzen lassen (inkl. Sprachenliste, u. a. Arabisch, Türkisch, Ukrainisch). Wenn deine Schule viele Familien mit unterschiedlichen Erstsprachen betreut, ist genau das ein spürbarer Hebel: weniger Rückfragen, mehr Verständlichkeit, weniger Papier.
Das Nachrichten-Modul ist der interne Messenger: Du kannst Verteilerlisten anlegen (z. B. Schulleitung, Sekretariat, Elternbeirat) und festlegen, wer dort schreiben darf. Neuere Produkt-Updates zielen darauf, Kommunikation sauberer zu steuern, z. B. indem externe Personen (etwa Berufsberatung oder Catering) auf Wunsch ausschließlich für das Nachrichten-Modul freigeschaltet werden können – ohne Zugriff auf andere Module.
Fehlzeiten, Krankmeldungen und digitales Klassenbuch
Bei vielen Schulen ist die Absenzenverwaltung der Kern – und genau hier wirkt Schulmanager Online besonders „systemisch“:
- Fehlzeiten bündelt Absenzen und Entschuldigungen und ist über Schnittstellen mit Krankmeldung, Beurlaubung und Klassenbuch verbunden. Dadurch entfällt der manuelle Abgleich, und du siehst schneller, wer unentschuldigt fehlt.
- Online-Krankmeldung: Eltern können ihr Kind online krankmelden; eingehende Krankmeldungen werden automatisch ins Fehlzeiten-Modul übernommen. Optional kann deine Schule einstellen, ob weiterhin eine schriftliche Entschuldigung nötig ist (mit ausdruckbarem, vorausgefülltem Formular) oder ob Krankmeldungen direkt als entschuldigt gelten.
- Digitales Klassenbuch: Du dokumentierst Fehlzeiten, Unterrichtsstoff, Hausaufgaben und schülerbezogene Einträge (z. B. vergessene Materialien). Eine Wochenansicht zeigt, was in den letzten Stunden passiert ist – hilfreich für Vertretungen; am Schuljahresende kannst du den Lehrnachweis ausdrucken.
Für die Einführung ist wichtig: Laut Hilfebereich setzt das Klassenbuch das Modul Fehlzeiten voraus; außerdem müssen Lehrkräfte, Schüler:innen sowie der aktuelle Stundenplan hinterlegt sein (Vertretungsplan optional).
Stundenplan, Vertretungen und Terminmanagement
Das Stundenplan-Modul gibt Lehrkräften (und optional auch Schüler:innen/Eltern) Zugriff auf Stunden- und Vertretungspläne. Der Plan kann importiert werden (u. a. aus DaVinci, Untis, Indiware, Tabulex, svPlan etc.) oder über die eigenen Module Stundenplanung und Vertretungsplanung erstellt werden. Für den Alltag zählt: Du rufst den Vertretungsplan online oder per App ab – ohne Aushang-Check am schwarzen Brett.
Für Schulen, die mehr als „Anzeige“ wollen, gibt es die Vertretungsplanung: Abwesenheiten erfassen, Vertretungen planen, Hinweise zu verfügbaren Lehrkräften sowie Plus-/Minusstunden nutzen; Bereitschaften können priorisiert vorgeschlagen werden. Die Stundenplanung arbeitet mit einem digitalen „Steckbrett“: Stunden werden per Drag-and-drop verplant, Konflikte (doppelt belegte Lehrkräfte/Räume) werden automatisch verhindert; Pläne können veröffentlicht und als PDF exportiert werden.
Für Termine gibt es mehrere Bausteine:
Der Kalender kann intern nach Gruppen organisiert werden, sodass Nutzer nur relevante Termine sehen. Zusätzlich lässt sich ein öffentlicher Kalender (mit nur „öffentlich“ markierten Kategorien) in eine Schulhomepage einbinden. Das Modul Elternsprechtag ermöglicht Online-Terminbuchung; das System optimiert Termine anhand Raum- und Pausenlogik, Lehrkräfte sehen Buchungen live und können sie bearbeiten.
Klassenarbeiten, Noten und optionaler Einblick für Eltern und Schüler:innen
Das Klassenarbeiten-Modul ist ein gemeinsamer Plan für Leistungsnachweise: Du trägst Termine ein, kannst Limits pro Woche/Klasse setzen; Schüler:innen und Eltern können angesagte Leistungsnachweise einsehen.
Je nach Modulvariante gibt es auch einen „Schulaufgabenplan“, der eine längere Gratisphase (6 Monate) ausweist.
Im Noten-Modul trägst du Sammel- und Einzelnoten ein, behältst den Überblick pro Unterricht, und Klassenleitungen sehen fachübergreifend Notenstände. Bewertungszeiträume, Gewichtungen und Notensysteme (z. B. 1–6 oder 0–15 Punkte) lassen sich schulisch anpassen. Optional kann deine Schule Eltern und Schüler:innen Zugriff auf die eigenen Noten geben.
Lernen und Videokonferenzen als Ergänzung
Schulmanager Online ist primär Organisationsplattform – bietet aber auch Lern-/Hybrid-Bausteine:
- Lernen: Du stellst Materialien (Dateien, Fotos, Videos) kursbezogen bereit, richtest Abgaben ein, sammelst Schülerlösungen ein und gibst Rückmeldungen per Kommentar. Kurse können z. B. über Import aus Schulverwaltungssoftware übernommen werden; der Anbieter betont eine einfache Einrichtung.
- Videokonferenzen: Das Modul basiert auf BigBlueButton und ist für Unterrichtssituationen ausgelegt (Kalenderplanung, Erinnerungen, Screen-Sharing, Whiteboard, Breakout-Räume).
Start, Support und technische Voraussetzungen
Für die Einführung wird regelmäßig ein Datenimport (Schüler:innen, Lehrkräfte, Klassen, Fächer etc.) beschrieben: Import aus Schulverwaltungsprogrammen per Schnittstelle oder Excel, Stunden-/Vertretungsplan-Import aus mehreren Programmen. Der Anbieter beschreibt Supportleistungen wie Bildschirmübertragung zur Vorstellung sowie gemeinsamen Datenimport bereits in der Testphase.
Technisch genügt für dich in der Regel ein aktueller Browser (Edge/Chrome/Firefox). Die App läuft laut Hilfebereich ab iOS 13 bzw. Android 9 (Browser-Nutzung als Alternative bei älteren Geräten).
Didaktischer Mehrwert
Schulmanager Online ist kein „Didaktik-Tool“ im engen Sinn (wie z. B. reine Übungsplattformen), sondern eine Organisations- und Kommunikationsbasis. Der didaktische Mehrwert entsteht vor allem indirekt: weniger Reibungsverluste im Alltag, mehr Klarheit für Lernende und Eltern, bessere Anschlussfähigkeit bei Vertretungen und eine stabilere Dokumentation.
Im Unterricht wirkt besonders das Zusammenspiel aus Klassenbuch + Fehlzeiten + Stundenplan: Du dokumentierst Unterrichtsinhalte und Hausaufgaben, siehst Absenzen im Kontext des Plans, und Vertretungen können anhand der Wochenansicht gezielter anknüpfen. Wenn deine Schule zusätzlich das Klassenarbeiten-Modul nutzt, wird die Planung von Leistungsnachweisen übersichtlicher, z. B. durch Wochenlimits und die zentrale Einsicht.
Für Lernsettings mit digitaler Abgabe kann das Lernen-Modul helfen, wenn du „eine Ordnungsschicht“ für Materialverteilung und Rückgaben willst – ohne gleich ein vollumfängliches LMS einzuführen. Bei Bedarf an Video-Unterricht oder digitalen Elternabenden liefert das Videokonferenz-Modul ein integriertes Setup mit Unterrichtsfeatures (Whiteboard, Breakouts).
Datenschutz
Rollen nach DSGVO und Verantwortlichkeiten
Für Schulen in Deutschland ist zentral: Laut Datenschutzerklärung und Hilfebereich ist im Login-/Anwendungsbereich die Schule die verantwortliche Stelle; der Anbieter handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet Daten grundsätzlich nur auf Weisung der Schule. Das bedeutet für dich praktisch: Datenschutzkonformität hängt nicht nur am Tool, sondern auch an Schulbeschlüssen, Konfiguration, Berechtigungskonzept und Rechtsgrundlagen (z. B. schulrechtliche Vorgaben bzw. Einwilligungen, wo nötig).
Auftragsverarbeitung, Hosting und Verschlüsselung
Der Anbieter beschreibt, dass ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird. Gleichzeitig wird betont, dass nur das eigene AVV-Muster genutzt werden kann (kein AVV nach „eigenem Muster“ z. B. eines Ministeriums).
Zum Hosting finden sich mehrere Aussagen:
- Auf der Website wird ein ISO-27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Deutschland genannt sowie SSL-geschützte Datenübertragung.
- Im Datenschutz-FAQ wird explizit angegeben, dass die Software ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben wird; die jeweils aktuelle Liste der Subunternehmer sei im AVV-Anhang zu finden.
- In einem Beispiel-AVV ist der Ort der Verarbeitung auf EU/EWR beschränkt und es werden technische und organisatorische Maßnahmen beschrieben (u. a. SSL/TLS-Transportverschlüsselung, Passwort-Hashing, definierte Passwortkomplexität, getrennte Produktiv-/Testumgebungen, regelmäßige Backups).
Für den Messenger ist zusätzlich in einem Produkt-Update-Beitrag festgehalten, dass das Nachrichten-Modul auf Servern in Deutschland gehostet wird.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und lokale App-Daten
Wichtig für die Einordnung: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird laut Datenschutz-FAQ nicht angeboten (u. a. weil serverseitige Verarbeitung in vielen Modulen erforderlich ist).
Zur App wird angegeben, dass dauerhaft nur Login-/Authentifizierungsdaten notwendig für die Anmeldung gespeichert werden; sonstige Daten würden nur temporär während der App-Nutzung vorgehalten, Exporte (z. B. PDFs) hingegen dann lokal, wenn du sie aktiv exportierst.
Unterauftragnehmer und Übersetzungen
Ein AVV-Beispiel nennt als Subunternehmer mehrere Hosting-/Betriebsanbieter sowie DeepL für automatische Übersetzungen. Für die Schule heißt das in der Praxis: Wenn die Übersetzungsfunktion (z. B. bei Elternbriefen) aktiv genutzt wird, solltest du davon ausgehen, dass dabei ein externer Übersetzungsdienst Teil der Verarbeitung sein kann – und genau dafür ist der Blick in den aktuellen AVV-Anhang relevant.
Kosten & Lizenzmodelle
Wie die Abrechnung typischerweise funktioniert
Schulmanager Online wird im Kern als Schullizenz pro Modul abgerechnet: Ein jährlicher Preis pro Modul, bezahlt von der Schule; Nutzung für Lehrkräfte, Schüler:innen und Eltern ist kostenfrei, und es gibt keine Einrichtungsgebühr. Die Abrechnungsperiode läuft laut Konditionen von Anfang August bis Ende Juli; das erste Schuljahr wird ab Buchungsstart bis Ende Juli anteilig berechnet.
Modulpreise und Paketlogik
Nach der Testphase gelten die modulbezogenen Jahrespreise (Auszug der für Lehrkräfte typischen Kernmodule):
- Stundenplan: 89 €/Jahr
- Elternbriefe: 129 €/Jahr
- Fehlzeiten: 129 €/Jahr
- Digitales Klassenbuch (Klassenbuch): 129 €/Jahr
- Krankmeldung: 129 €/Jahr
- Klassenarbeiten: 129 €/Jahr
- Nachrichten: 239 €/Jahr
- Noten: 239 €/Jahr
Dazu kommt der Mengenrabatt: Ab zwei gebuchten Modulen gibt es einen Rabatt auf den Gesamtpreis (2 Module: 2,5 %, 3 Module: 5 %, …, ab 13 Modulen: 30 %).
Eine typische „Basis-Kombination“ für Lehrkräfte, die das digitale Klassenbuch wirklich praktikabel nutzen wollen, ist:
- Klassenbuch + Fehlzeiten (weil Fehlzeiten Voraussetzung sind)
- optional Krankmeldung, wenn Eltern Krankmeldungen digital einreichen sollen
Zusätzliche Preismechaniken:
- Lernen kostet pro Jahr 100 € plus 0,70 € je Schüler:in (schulweit).
- Schulanmeldung ist (Stand Feb 2026) auf Bayern fokussiert und kostet 100 € plus 0,30 € je Schüler:in/Jahr.
- Videokonferenzen sind kein Jahresmodul, sondern werden im 4‑Wochen‑Rhythmus mit Kapazitätsmodell abgerechnet; darauf gibt es laut Modulbeschreibung keinen Mengenrabatt.
- Das Schwarze Brett gibt es als kostenlose Zugabe, wenn mindestens ein weiteres Modul gebucht ist.
Regionale Besonderheiten
Einige Module sind bundesland- oder schulsystemspezifisch. Beispiele:
- „Schulanmeldung“ wird aktuell für bayerische Grundschulen und weiterführende Schulen beschrieben (weitere Bundesländer „in Zukunft“).
- Das Zeugnis-Modul nennt Verfügbarkeiten u. a. für Bayern, Niedersachsen, Sachsen und Sachsen-Anhalt (je nach Zeugnisarten/Schularten).
- Zeugniskonferenz wird als für Realschulen und Gymnasien in Bayern verfügbar beschrieben.
Für dich als Lehrkraft heißt das: Bei länderabhängigen Prozessen (Zeugnisse, Schulanmeldung, bestimmte Verwaltungslogiken) lohnt der Blick in die Modulbeschreibung deiner Schule – nicht jede Funktion ist überall gleich relevant.
Erfahrungen & Bewertungen
Ein realistisches Bild entsteht aus drei Blickwinkeln: Offizielle Referenzen, unabhängige Tests/Artikel und Nutzerbewertungen.
- Unabhängiger Lehrkräfte-Test (2026): Ein aktueller Vergleichs-/Testartikel zum digitalen Klassenbuch hebt u. a. einfache Bedienung, gute Übersichten und Geräteunabhängigkeit hervor, nennt aber auch vermisste Detailfunktionen (z. B. Sitzplan/Bemerkungen) sowie ein eher funktionales Design.
- Schulportal-Praxisbeitrag (2020): In einem Praxisartikel wird besonders der jederzeit abrufbare Vertretungsplan (Push-Infos) sowie die Entlastung durch Klassenarbeits-/Leistungsnachweis-Planung positiv beschrieben.
- App-Store-Feedback: Im deutschen Apple App Store liegt die App (Stand Abruf) bei 2,3/5 Sternen auf Basis von 1369 Bewertungen; die App ist kostenlos, setzt aber einen schulisch eingerichteten Zugang voraus.
- Trustpilot (kleine Stichprobe): Dort finden sich sowohl sehr positive Stimmen (u. a. zur Organisation und zum Support) als auch Kritikpunkte wie fehlende Ordner/Struktur im Nachrichtenbereich oder als problematisch empfundene Trennung interner/externer Kommunikation. In Antworten weist der Anbieter u. a. darauf hin, dass E‑Mail‑Benachrichtigungen bewusst verzögert versendet werden können und Einstellungen anpassbar sind.
Aus Lehrkräfte-Sicht wirkt das Bild insgesamt typisch für eine große Schulplattform: Der Nutzen ist hoch, wenn die Schule Prozesse konsequent standardisiert (wer trägt was wo ein, wer kommuniziert über welchen Kanal, welche Rechte gelten). Wenn Regeln fehlen oder Module „halbherzig“ genutzt werden, entstehen schnell Unübersichtlichkeit und Frust – vor allem im Kommunikationsbereich.
Positiv für den Alltag ist zudem, dass es eine öffentlich erreichbare Systemstatus-Seite gibt, auf der Funktionen (Login, Push, E-Mail-Versand, Uploads, Videokonferenzen etc.) als „grün/gelb/rot“ ausgewiesen werden und Störungen dokumentiert werden.
